Làm gì khi email bị đưa vào blacklist?

Email blacklist? Hầu hết các IT hệ thống đều khá nản khi nghe thấy từ này. Vậy nếu một ngày mail của cơ quan bạn tự nhiên bị đưa vào blacklist thì bạn sẽ giải quyết thế nào?
Bài viết này, Biên Thùy xin hướng dẫn bạn cách nguyên nhân và cách xử lý, đây là kinh nghiệm thực tế Biên Thùy đã gặp và rút ra tài liệu đầy đủ

Nguyên nhân

– Mail Client:
+ Do việc đóng gói (format) của mail client dẫn đến các mail server khác cho là spam
+ Trong nội dung mail có chèn nhiều ảnh và nội dung có thể bị coi là spam. Ví dụ trong mail chèn ActiveX, flash, javascript …
– Thiếu bản ghi ngược (reverse DNS) cho mail server:
+ Cấu hình mail server không chặt chẽ (không xác thực, để Open Relay) dẫn đến mail server có thể bị lợi dụng để phát tán spam
– Có mã độc trong hệ thống
+ Máy tính khác bị nhiễm virus, tự gửi email ra ngoài dưới dạng spam, dùng chung địa chỉ với mail server dẫn đến địa chỉ của Mail Server bị block lại
– Không có bản ghi MX
+ Thiếu bản ghi Mail có thể bị một số Mail Server Filter
– Dùng IP động cho Mail Server
+ Mỗi lần Mail Server phân dải lại ra 1 IP khác nhau, dẫn đến bị xem là 1 dạng spam
– Gửi mail đến các địa chỉ mail không có thật
+ Việc gửi mail đến các địa chỉ mail không có thật bị xem là 1 hành vi của spam
– Đường truyền sử dụng cho Mail Server
Đường truyền sử dụng cho Mail Server nếu đồng thời được sử dụng cho người dùng ra Internet có thể dẫn đến máy tính người dùng bị nhiễm mã độc phát tán spam ra ngoài và IP bị block lại.

Hướng dẫn kiểm tra với MXtoolbox

+ Vào https://www.mxtoolbox.com
+ Chọn MX Lookup

Một số cách thức để đưa mail server ra khỏi blacklist

Để đưa mail server ra khỏi blacklist trước tiên chúng ta phải xử lý các nguyên nhân khiến mail server bị liệt vào
blacklist, sau đó liên hệ với nhà cung cấp báo để họ gỡ bỏ mail server của chúng ta ra khỏi Blacklist.
Xử lý các nguyên nhân dẫn đến tình trạng IP bị liệt vào Blacklist

Các bước xử lý khi hệ thống mail server của cơ quan/doanh nghiệp bị spam và bị liệt vào Blacklist cần xử lý theo 2 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xử lý phía bên trong mạng nội bộ

+ Sử dụng công cụ để kiểm tra và phát hiện xem có máy tính nội bộ nào phát tán spam trực tiếp ra ngoài Internet hay không. Ở đây chúng ta sử dụng kết hợp phần mềm Cain và phần mềm Wireshark để tìm ra máy tính phát tán spam nếu có.
+ Trước tiên dùng một máy tính giám sát trong mạng được cài đặt 2 phần mềm cain và wireshark,sử dụng phần mềm cain tiêm nhiễm khiến các máy tính khác bên trong mạng sử dụng địa chỉ IP của máy tính giám sát làm default gateway
+ Sau đó sử dụng phần mềm wireshark để giám sát tất cả các luồng thông tin bên trong mạng ra ngoài Internet đi qua card mạng của máy tính giám sát trên. Ghi lại log wireshark vào thời điểm mà tất cả các máy tính trong hệ thống mạng của cơ quan đều hoạt động.
+ Phân tích file log, để phát hiện máy tính trong LAN phát tán SMTP trực tiếp ra ngoài mạng. Cô lập máy tính đó và thực hiện các biện pháp xử lý.
+ Để tránh spam trực tiếp từ Lan ra ngoài Internet. Trên firewall thực hiện cấu hình hướng luồng dữ liệu SMTP đi qua Mail Server rồi sau đó mới ra Internet.

Bước 2: Xử lý phía máy chủ Email

+ Kiểm tra Mail Server:
* Kiểm tra Mail Server xem có lỗi cấu hình hay không.
* Kiểm tra DNS cho Mail Server:
+ Kiểm tra bảng ghi DNS ngược. Bản ghi DNS có vai trò quan trọng trong việc gửi và nhận mail. Sau khi nhận được gói tin gửi đến, bản ghi DNS ngược sẽ thực hiện việc xác thực xem gói tin được gửi đến có tin cậy hay không, nếu tin cậy sẽ thực hiện bước tiếp theo, nếu không thì đưa đưa vào danh sách blicklist và coi gói tin đó là spam. Do đó cần cấu hình bản ghi ngược cho mail server.
Liên hệ với nhà cung cấp đề nghị họ gỡ bỏ IP ra khỏi blacklist
Sau khi đảm bảo xử lý xong các nguyên nhân khiến IP bị liệt vào Blacklist như phần 3.4.1, để gỡ bỏ địa chỉ IP ra khỏi blacklist ta cần liên hệ với các nhà cung cấp để họ gỡ bỏ giúp IP ra khỏi Blacklist.

Dưới đây là một số cách liên hệ với các nhà cung cấp để đưa IP ra khỏi blacklist:

Kiểm tra Email blacklist